Privacyverklaring voor Verkopers, Bezoekers en geïnteresseerde Personen

Laatst bijgewerkt: december 2023

Deze privacyverklaring legt uit hoe Boehringer Ingelheim SComm, Boehringer Ingelheim Centre S.A. en/of aan haar verbonden ondernemingen van de Boehringer Ingelheim groep die optreden als de respectievelijke verwerkingsverantwoordelijke (hierna "Boehringer Ingelheim", "wij", "ons"; welke persoonsgegevens van u verwerkt en voor welke doeleinden. In ieder geval zullen de verzameling en verwerking van persoonsgegevens alleen plaatsvinden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (d.w.z. de Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG").

Voor communicatie, het verstrekken van informatie en diensten en voor de doeleinden in verband met de relatie zijn persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, contactgegevens en functie.

1. Persoonsgegevens die we mogelijk verwerken

De volgende soorten gegevens kunnen worden verzameld en verwerkt:

a. Identificatiegegevens, zoals uw naam, geslacht, geboortedatum en –plaats (bezoekers), nationaal identificatienummer (vrachtwagenchauffeurs), afbeeldingen (badges), CCTV (bezochte bewaakte gebieden), gebruikers-ID (bij gebruik van bedrijfsapplicaties).
b. Adressen en contactgegevens, bijvoorbeeld postadressen, e-mailadressen, telefoonnummers, organisatorische gegevens zoals bedrijf/organisatie, afdeling, functie
c. Autorisaties en het gebruik ervan zoals IP-adressen of Gebruikersaccounts voor Wi-Fi (Guest-Net), online diensten of gebruikte bedrijfsapplicaties
d. Tijd en aanwezigheid, bijvoorbeeld op het bedrijfsterrein of voor het verlenen van diensten
e. Activiteiten, taken en activiteiten, bijvoorbeeld voor projecten

2. Doel

Persoonsgegevens van individuen zullen in het algemeen worden gebruikt voor:

• Communicatie, bijvoorbeeld om vragen te verduidelijken, informatie uit te wisselen of afspraken te maken.
• Activiteiten documenteren, zoals vergaderingen, evenementen en overeenkomsten
• Klachtafhandeling en geschillenbeslechting, het uitoefenen of verdedigen van juridische claims

Met betrekking tot zakenpartners, zoals leveranciers, klanten, aannemers of dienstverleners, kunnen deze aanvullend worden gebruikt voor:

• Afwikkeling van transacties, bijvoorbeeld betaling, facturering en contractbeheer
• Logistiek, zoals transport
• Autorisatie en identiteitsbeheer voor elektronische diensten, inclusief technische ondersteuning en het oplossen van problemen  
• Administratieve communicatie, bijvoorbeeld sales of productontwikkeling
• Controle, bijvoorbeeld op de naleving van onze wettelijke verplichtingen, zoals de controle op Business Partners van de naleving van hun verplichtingen
•  checks en onderzoeken

Met betrekking tot vertegenwoordigers van de media, geïnteresseerden en bezoekers zullen persoonsgegevens worden gebruikt voor:

• Identificatie en Autorisatie

• Verstrekken van informatie en gevraagde diensten, zoals een nieuwsbrief

• Toezicht, veiligheidscontroles

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden. De rechtsgrondslag voor de verwerking is, tenzij anders vermeld, artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG (uitvoering overeenkomst), artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG (gerechtvaardigde belang) of artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG wanneer u daar toestemming voor heeft gegeven.

3. Toezicht en onderzoek

Er worden verschillende methoden gebruikt om de privacy van gegevens en onze IT-beveiliging te beschermen tegen verschillende bedreigingen (kwaadaardige software, hackeraanvallen, spam, spionage en diefstal van intellectueel eigendom), zoals het onderzoeken van uitgewisselde gegevens op virussen en het analyseren van verbindingsgegevens op afwijkingen. Voor verdachte gevallen kunnen relevante documenten en verbindingsgegevens worden geanalyseerd.

Om te voldoen aan bestaande export- en betalingsbeperkingen - bedrijven en personen staan bijvoorbeeld op verschillende overheidslijsten - kunnen gegevens van zakenpartners aan de hand van deze lijsten worden gecontroleerd.

Bovendien kan het nodig zijn bij verdenkingen die via het meldpunt voor naleving zijn gemeld, officiële onderzoeken en verweer tegen claims een onderzoek in te stellen en, indien nodig, gegevens en documenten over de respectieve zaak en de betrokken personen te verstrekken.

In alle gevallen worden de interne voorschriften, wettelijke vereisten en de persoonlijke rechten van de betrokkenen gerespecteerd.

4. Verwerkingsprincipes

Redelijke technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van gegevens worden ten uitvoer gelegd door middel van interne voorschriften en - indien de gegevens door een externe dienstverlener worden verwerkt - door middel van toepasselijke contractuele afspraken, bijvoorbeeld door het gebruik van de EU modelcontractbepalingen voor gegevensverwerking buiten de Europese Unie.

5. Doorgifte / Bekendmaking

In overeenstemming met wettelijke vereisten en bestaande interne regelgeving kunnen de voor het betreffende doel vereiste gegevens in de volgende gevallen aan andere interne en externe instanties worden doorgegeven:

1.	Rapportageverplichtingen aan regelgevende instanties en handhaving van rechten
	Als farmaceutisch bedrijf zijn we onderworpen aan specifieke regelgeving, zoals geneesmiddelenbewaking. Sommige van deze wetten vereisen dat wij uw rapporten doorsturen naar toezichthouders of andere autoriteiten wereldwijd (inclusief landen die een ander niveau van gegevensbescherming kunnen hebben dan de EU). Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan overheden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
	Om onze rechten of de rechten van derden te beschermen, kunnen we ook gegevens bekendmaken aan rechthebbenden, consultants en autoriteiten in overeenstemming met wettelijke bepalingen.
2.	Dienstverleners
	Wij schakelen dienstverleners in om uw persoonsgegevens te verwerken voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven. Deze dienstverleners verwerken de gegevens uitsluitend namens ons, op grond van onze instructies en onder onze controle in overeenstemming met deze privacyverklaring.
3.	Boehringer Ingelheim bedrijven
	Als onderdeel van een wereldwijde groep van bedrijven betrekken wij bij verwerking van gegevens andere Boehringer Ingelheim bedrijven die ons daarin ondersteunen. Deze groepsmaatschappijen verwerken de gegevens uitsluitend voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden.
4.	Doorgifte van gegevens aan ontvangers buiten de EU
	Sommige van deze dienstverleners en Boehringer Ingelheim bedrijven verwerken persoonsgegevens buiten de EU. In deze gevallen zorgen we voor een adequaat niveau van gegevensbescherming om te voldoen aan de Europese wetgeving (meestal door middel van de door de Europese Commissie gepubliceerde EU modelcontractbepalingen).

6. Gegevensopslag

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het specifieke doel te bereiken en om te voldoen aan wettelijke vereisten, in de regel voor de duur van de respectieve contractuele relatie, met mogelijke inachtneming van een wettelijke bewaartermijn.

Voor zakenpartners wordt de verwijdering meestal 10 jaar na het laatste contact uitgevoerd, voor andere personen, zoals bezoekers of abonnees van informatie/nieuwsbrieven 5 jaar na het laatste contact of op aanvraag.

Het wissen van gegevens vindt plaats in het kader van de verwijderroutines die door de procesmanagers worden uitgevoerd.

7. Uw Rechten

U kunt bij ons opvragen welke persoonsgegevens wij opslaan. Als u persoonsgegevens hebt verstrekt op basis van een contract of toestemming, hebt u het recht deze gegevens te ontvangen in een gebruikelijk en machineleesbaar formaat.

In gevallen waarin dit gerechtvaardigd is, kunt u ook verzoeken om verwijdering, correctie of beperking van de verwerking van uw gegevens. Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de EU dat geen adequate bescherming biedt, kunt u een kopie aanvragen van het contract dat een adequate bescherming van persoonsgegevens biedt.

Wanneer u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming te allen tijde met terugwerkende kracht intrekken.

Als wij uw persoonlijke gegevens gebruiken op basis van een belangenafweging, kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer gebruiken, tenzij onze belangen prevaleren. U kunt te allen tijde en zonder verder commentaar bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor directe marketingdoeleinden, zoals de ontvangst van mailings.

8. Contact

Als u vragen heeft over ons gebruik van persoonsgegevens, deze gegevensbeschermingsverklaring of als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen of contact opnemen met onze lokale contactpersoon voor gegevensbescherming:

Boehringer Ingelheim SComm en/of
Boehringer Ingelheim Centre S.A.
Verantwoordelijke gegevensbescherming
Arnaud Fraiteurlaan 15-23 
1050 Brussel, België

Email: DataProtectionOfficerMIDI.AMZ@boehringer-ingelheim.com

 

In geval van vragen of problemen kunt u ook contact opnemen met de verantwoordelijke dataprotectieautoriteit die toezicht houdt op ons:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel, België
E-mail contact@apd-gba.be 

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt.