Zásady ochrany osobních údajů pro zdravotnické odborníky

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak společnost Boehringer Ingelheim, spol. s r.o., IČO: 48025976, se sídlem Purkyňova 2121/3, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika (dále jen „Boehringer“), jako správce zpracovává osobní údaje zdravotnických odborníků.

Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme a za jakými účely?

A. Jednání o smlouvách a plnění povinností Boehringer vyplývajících ze smluv
Vaše osobní údaje, zejména pak identifikační a kontaktní údaje, případně údaje životopisné a jiné údaje související s odměňováním (např. číslo bankovního účtu), zpracováváme pro účely jednání o smlouvách a následně pak abychom byli schopni plnit povinnosti vyplývající z již uzavřených smluvních vztahů. Poskytnutí osobních údajů je smluvním požadavkem. Neposkytnutí údajů může mít za následek nemožnost uzavření smlouvy, nemožnost plnění či zánik smlouvy.

Nejčastěji s Vámi uzavíráme smlouvy:

- když se zaregistrujete na našich webových stránkách anebo v aplikacích,

- když nám poskytujete služby speakera, člena Advisory Board či lektorské služby,

- když se zúčastňujete našich školení anebo jiných událostí.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu jednání o smlouvě, případně pak po dobu platnosti daného smluvního vztahu. Následně mohou být dále zpracovávány po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy pro daňové, účetní a jiné obdobné účely, která činí zpravidla 10 let, případně pro naše oprávněné zájmy na vnitřní kontrole a obraně práv společnosti Boehringer.

Kromě toho mohou být identifikační a kontaktní údaje též uchovávány v evidenci spolupracujících zdravotnických odborníků, a to na základě našich oprávněných zájmů na usnadnění uzavření případných dalších smluv.

B. Řízení vztahů, kontaktování a poskytování informací
Vaše osobní údaje, zejména pak identifikační a kontaktní údaje, údaje o komunikaci, včetně jejího obsahu, případně též údaje o vaší specializaci a preferencích, zpracováváme za účelem udržování a rozvíjení našich vzájemných vztahů (CRM) a abychom vás mohli kontaktovat a poskytovat vám relevantní přizpůsobené informace o našich produktech a činnosti (sdělení mohou mít povahu obchodních sdělení).

Pro dané účely zpracováváme jednak údaje získané přímo od Vás (včetně výstupů setkání s reprezentanty, reakcí na průzkumy apod.), údaje z veřejných (publikační činnost, členství v organizacích apod.) a externích zdrojů (databáze OneKeyTMprovozovaná společností IQVIA Commerical GmbH & Co. OHG, Albert-Einstein-Allee 3, 64625 Bensheim, Německo), jakož i údaje automaticky zaznamenané (informace o zobrazení sdělení a interakcích) či námi odvozené (profilování – nedochází k automatizovanému rozhodování).

Uvedená zpracování probíhají na základě souhlasu, případně na základě oprávněných zájmů BI spočívajících v udržení vysoké úrovně vztahů se zdravotnickými odborníky. 

Informace o našich produktech a činnosti Vám poskytujeme:

- jednorázově, když si je od nás vyžádáte (např. odpovědi na dotazy, konzultace s reprezentanty),

- pravidelně, když nám udělíte souhlas s kontaktováním (např. zasílání newsletterů).

Obsah jednorázové e-mailové komunikace je zpravidla uchováván po dobu 3 měsíců. Jinak jsou osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění účelu zpracování v daném případě, resp. do podání námitek či odvolání souhlasu, podle toho, co nastane dříve. Na konkrétní zpracování se mohou uplatnit zvláštní podmínky. Projděte si příslušnou komunikaci či sdělení (podmínky mohou být uvedeny na formuláři souhlasu), případně nás kontaktujte.

V některých případech vás můžeme požádat o souhlas s pořízením záznamu komunikace pro účely zlepšování komunikačních schopností našich reprezentantů. Nahrávku uchováme nejdéle 1 rok.

C. Účast na akcích a transparentní spolupráce
V případě, že projevíte zájem o účast na odborné akci, v souvislosti s níž by Vám mělo být, přímo či nepřímo, poskytováno jakékoliv plnění hrazené BI, budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o akci, vaší účasti a poskytnutých plněních, a to pro účely zajištění Vaší registrace na akci a evidence poskytnutých plnění. Údaje mohou být zpracovávány až 5 let od konce kalendářního roku v němž se konala akce, které se údaje týkají. Toto zpracování může být nezbytné pro splnění smlouvy, případně může probíhat na základě oprávněných zájmů společnosti Boehringer spočívajících v kontrole vynakládaných prostředků.

Společnost Boehringer se na základě kodexu AIFP (Asociace inovativního farmaceutického průmyslu) zavázala dokumentovat a zveřejňovat platby a jiná plnění, která přímo či nepřímo poskytuje zdravotnickým odborníkům. V případě, že nám poskytnete svůj souhlas, budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje, jakož i údaje o poskytnutých plněních, a to jednak pro účely jejich zveřejnění a jednak pro účely dokumentace a uchovávání záznamů o zveřejnění údajů o platbách a jiných plněních. Údaje budou v takovém případě uveřejněny po dobu 3 let od jejich zveřejnění a uchovávány po dobu trvání kalendářního roku v němž bylo plnění poskytnuto a 5 let od jeho konce.

Na konkrétní zpracování se mohou uplatnit zvláštní podmínky. Pro detaily ohledně příslušného zpracování si prosím projděte smluvní dokumentaci (pokud je uzavírána smlouva s Boehringer) a případné zvláštní podmínky (mohou být uvedeny na formuláři souhlasu), nebo nás kontaktujte.

D. Používání webových stránek
Pro informace o zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s používáním webových stránek společnosti Boehringer si prosím vždy projděte zásady ochrany osobních údajů vztahující se k příslušné webové stránce. Zásady ochrany osobních údajů pro stránku www.boehringer-ingelheim.cz/ jsou dostupné zde.

E. Plnění povinností společnosti Boehringer vyplývajících z právních předpisů
Jako farmaceutická společnost musí Boehringer plnit mnoho povinností vyplývajících pro ni z právních předpisů, a to např. v oblasti regulace léčiv, ale i ochrany osobních údajů. Plnění těchto povinností může zahrnovat i zpracování Vašich osobních údajů, zejména pak údajů identifikačních, kontaktních, případně životopisných, jakož i údajů týkajících se udělených souhlasů (včetně např. IP adresy). Ke zpracování Vašich údajů dochází např.:

- když nahlásíte nežádoucí účinek léku (farmakovigilance),

- když provedete reklamaci léku,

- když se Váš pacient účastní specifického léčebného programu,

- když se jako zkoušející podílíte na klinickém hodnocení,

- když u nás uplatníte svoje práva,

- když archivujeme údaje k prokázání splnění našich povinností.

Osobní údaje jsou zpracovávány vždy po dobu vyžadovanou právními předpisy. Na konkrétní zpracování (např. farmakovigilanci) se mohou uplatnit zvláštní podmínky. Pro detaily ohledně příslušného zpracování si prosím projděte příslušné právní předpisy a případné zvláštní podmínky, nebo nás kontaktujte.

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny?
Příjemci vašich osobních údajů mohou být kromě oprávněných zaměstnanců společnosti Boehringer také uvedené třetí osoby:

1. Státní orgány / výkon práv
​Některé právní předpisy mohou vyžadovat, abychom zpřístupnili Vaše osobní údaje státním orgánům (i mimo ČR). Těmto orgánům poskytujeme osobní údaje jen pokud to nařizuje právní předpis a pouze v nezbytném rozsahu.

Za účelem ochrany našich práv a práv třetích osob můžeme také Vaše údaje poskytnout držitelům práv, právním a jiným poradcům, jakož i státním orgánům, to však pouze v souladu s příslušnými zákonnými ustanoveními.

2. Poskytovatelé služeb (zpracovatelé)
Poskytovatele služeb pověřujeme zpracováním Vašich osobních údajů pro účely popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. Tito poskytovatelé služeb zpracovávají údaje vždy pouze na náš účet, v souladu s našimi pokyny a pod naší kontrolou. Zpracovateli jsou zejména poskytovatelé IT řešení jako např. společnost Adobe Systems Software Ireland Limited, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Irsko, která poskytuje datové a analytické služby nebo společnost Veeva Systems Inc., 4280 Hacienda Drive, CA 94588 Pleasanton, USA, která poskytuje CRM systém, a dále např. organizátoři odborných akcí či poskytovatelé interních školení.

3. Společnosti skupiny Boehringer
Jako součást globální skupiny společností můžeme v některých případech zapojit do zpracování Vašich osobních údajů i jiné společnosti skupiny Boehringer, tak jak jsou uvedeny https://www.boehringer-ingelheim.com/locations/. Tyto společnosti zpracovávají údaje vždy výlučně pro účely vyjádřené v těchto zásadách o ochraně osobních údajů.

4. OneKey
V případě, že obdržíme z databáze OneKey informace, které jsou nepřesné, budeme o tom informovat společnost IQVIA. Po potvrzení a opravě údajů společností IQVIA, mohou být tyto údaje zpřístupněny i jiným společnostem, s nimiž společnost IQVIA spolupracuje.

5. Přenos údajů příjemcům mimo EU
Údaje mohou být v některých případech předávány do zemí mimo EU. V takových případech zajistí společnost Boehringer adekvátní úroveň ochrany osobních údajů, tak aby byla v souladu s právem EU (zpravidla prostřednictvím uzavření standardních smluvních doložek EU publikovaných Evropskou Komisí).

Jaká jsou vaše práva?

Administrace, odvolání souhlasu
Prosíme Vás, abyste nám vždy včas oznámili změnu osobních údajů, které o Vás zpracováváme.

Jakýkoliv Vámi udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

Právo na informace, výmaz atd.
Můžete kdykoliv požádat o přístup k Vašim osobním údajům. V případě, že Vaše osobní údaje byly poskytnuté na základě smlouvy, anebo souhlasu, máte právo získat tyto údaje v běžně používaném strojově čitelném formátu (právo na přenositelnost).

V odůvodněných případech můžete požadovat též výmaz, opravu nebo omezení zpracování údajů. Pokud jsou údaje předávány do země mimo EU, která nezajišťuje adekvátní úroveň ochrany, můžete požadovat kopii smlouvy, na jejímž základě předávání probíhá. 

Právo na námitky
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku. V takovém případě už Vaše údaje dále nebudeme zpracovávat, pokud náš zájem nebude převažovat. Dále můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, např. zasílání newsletteru a profilování, kdy přestaneme Vaše údaje zpracovávat bez jakéhokoliv dalšího posouzení.

Kontaktní údaje

V případě, že máte jakékoliv otázky týkající se zpracování Vašich osobních údajů, těchto zásad ochrany osobních údajů, anebo byste rádi uplatnili Vaše práva, můžete nás kdykoliv kontaktovat na níže uvedených kontaktech:

Boehringer Ingelheim, spol. s r.o., IČO: 48025976,
Purkyňova 2121/3, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika,

E-mail: DataPrivacy.PRG@boehringer-ingelheim.com
Tel: +420 234 655 – 111.

Jinak můžete kontaktovat též přímo dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha, Česká republika, a to i s případnou Vaší stížností.

Co se stane, pokud změníme tyto zásady ochrany osobních údajů?

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Na tomto místě Vás budeme informovat o každé jejich změně. V případě významných změn uveřejníme na naší webové stránce, anebo prostřednictvím emailu, zvláštní upozornění. V případě nutnosti Vás též můžeme požádat o souhlas s některým, z uváděných zpracování. Doporučujeme Vám tyto zásady ochrany osobních údajů pravidelně kontrolovat za účelem zjištění případných změn.

Verze 1.3.

V Praze dne 25. 3. 2021