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Speak Up

Speak Up

“Speak Up” il canale di segnalazione di Boehringer Ingelheim Italia

Boehringer Ingelheim persegue valori di eticità, trasparenza e responsabilità nella conduzione del proprio business, avendo particolare attenzione alla piena osservanza di leggi, regolamenti, policy e procedure aziendali.

Questo impegno è rafforzato dalla "Speak Up Culture", sostenuta fortemente dal Board of Managing Directors di Boehringer Ingelheim e dal Management Team del gruppo in Italia, che da tempo viene promossa per creare il contesto ove segnalare presunti illeciti o comportamenti dubbi e dare così il proprio contributo alla nostra cultura di compliance.

In questo contesto si inserisce dal 15 luglio 2023 l’entrata in vigore del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, relativo all’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e sulle disposizioni in materia di tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale.

Boehringer Ingelheim Italia sostiene e incoraggia la “Speak Up Culture”, sul presupposto che le segnalazioni siano fatte in buona fede, sulla base della convinzione che quanto si afferma è vero (indipendentemente dal fatto che quanto riferito trovi poi corrispondenza negli approfondimenti che ne conseguono), tutelando la riservatezza e preservando la persona segnalante e le altre persone protette a norma di legge da possibili ritorsioni.
 

COME SEGNALARE?

In attuazione di questa norma e delle politiche di gruppo sul tema, il canale interno per le segnalazioni è il portale protetto “Speak Up” su piattaforma BKMS raggiungibile a questo indirizzo.
Questo portale è aperto sia ai collaboratori di Boehringer Ingelheim Italia sia ai terzi. Le segnalazioni possono essere fatte in qualsiasi momento nell’apposita area dedicata sul portale, attraverso un sistema web-based messo a disposizione da un fornitore specializzato.
La persona segnalante è invitato a fornire nome e recapiti che saranno utili per condurre le verifiche che verranno attivate sulla base della segnalazione. 
In ogni caso il canale “Speak Up” offre la possibilità di fare la segnalazione in maniera anonima aprendo una casella postale codificata nel portale che consente di comunicare con la persona segnalante che ha preferito non dichiarare la propria identità.

La persona segnalante può anche inoltrare una richiesta di incontro di persona con l’Head of Compliance per effettuare una segnalazione, che dovrà essere fissato entro un termine ragionevole.

La Società adotta tutte le misure necessarie a garantire la riservatezza, condividendo solo le informazioni necessarie e in ogni caso senza alcun riferimento all’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e al contenuto della segnalazione, in linea con i requisiti che la nuova legge impone.

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CHI È IL GESTORE DEL CANALE INTERNO?

Le segnalazioni inserite nel portale “Speak Up” vengono immediatamente notificate al Global Investigation Office (GIO), che si configura come gestore del canale interno. A seguito di una valutazione del potenziale rischio associato alla segnalazione, il GIO stabilisce se la gestirà direttamente, in quanto avente impatto a livello globale, oppure la assegnerà localmente all'Head of Compliance.
In entrambi i casi Global Investigation Office o l’Head of Compliance dovranno mantenere la persona segnalante informata circa la gestione della segnalazione, dando notifica di avvenuta ricezione entro sette giorni e riscontro circa l’esito delle valutazioni e delle indagini condotte in seguito alla segnalazione entro tre mesi.
In ogni caso è necessario informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza nel caso in cui la Segnalazione riguardi comportamenti rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231 del 2001 o violazioni del Modello Organizzativo, nel rispetto dei requisiti di riservatezza.
Eventuali segnalazioni effettuate per il tramite di canali diversi da quelli qui descritti (ad es., indirizzate al proprio manager o all’Organismo di Vigilanza) andranno, entro 7 giorni, reindirizzate dal ricevente al canale interno “Speak Up” affinché possano essere gestite a norma di legge, dandone contestuale notizia alla persona segnalante.
 

CHI PUÒ SEGNALARE?

La norma intende incentivare la segnalazione da parte di chiunque venga a conoscenza di una potenziale violazione commessa nel contesto lavorativo, pertanto prevede che le segnalazioni possano essere raccolte non soltanto da dipendenti ma anche, a titolo esemplificativo, ex-dipendenti, stagisti, tirocinanti, consulenti a vario titolo, persone coinvolte in processi di selezione o negoziazione di un contratto.
Il portale aperto anche all’esterno dell’azienda consente di raccogliere anche le segnalazioni di terzi che ricadano in una delle fattispecie descritte nella norma.

COSA SEGNALARE?
Il decreto è focalizzato sulla segnalazioni di violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o dell’ente privato e consistono in:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali, relativi a settori quali: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
  • atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati.

In applicazione delle politiche di gruppo il canale può essere usato più in generale anche per segnalazioni che non rientrano nel campo di applicazione del D.Lgs. n. 24/2023, con riferimento ad ogni possibile violazione di leggi, regolamenti, policy e procedure aziendali, ivi incluse le regole e i principi del Codice di Condotta. 
Tuttavia, laddove queste violazioni non rientrino nelle categorie sopra riportate, le previsioni del D.Lgs. n. 24/2023 non trovano applicazione.
 

IN COSA CONSISTE IL DIVIETO DI RITORSIONE?

Boehringer Ingelheim Italia non tollererà alcuna molestia, vittimizzazione o ritorsione nei confronti della persona segnalante e degli altri soggetti tutelati ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 e prenderà provvedimenti adeguati qualora si verifichino fatti di tale natura. Qualsiasi prova fornita, che dimostri che si sono verificate difficoltà per la persona segnalante a causa della sua segnalazione di una preoccupazione genuina, sarà trattata con estrema serietà e potrà comportare un’azione disciplinare.
Gli atti di ritorsione non sono validi. Se un soggetto protetto ai sensi della norma viene licenziato a seguito di una segnalazione, ha il diritto di essere reintegrato.
Ai sensi del Decreto Legislativo n. 24 del 2023, la persona segnalante e gli altri soggetti tutelati possono comunicare all’ANAC qualsiasi forma di ritorsione che ritengano di aver subito.
 

ESISTONO ALTRI CANALI?

L’obiettivo del portale “Speak Up” è quello di fornire un canale di comunicazione all’interno del luogo di lavoro per gestire le preoccupazioni o le segnalazioni di illeciti. Siamo fiduciosi che i problemi possano essere affrontati all’interno della nostra organizzazione e incoraggiamo vivamente i collaboratori a segnalare tali preoccupazioni internamente.

Tuttavia, in presenza di determinate condizioni, i segnalanti possono accedere agli altri canali previsti dalla legge italiana:

  • il Canale di Segnalazione Esterno istituito dall’ANAC, qualora:
    - nel contesto lavorativo non vi è alcun obbligo di implementazione del canale interno o, se obbligatorio, non è stato implementato; 
    - se la segnalazione interna non ha avuto seguito; 
    - se la persona segnalante ha fondati motivi per ritenere che, in caso di presentazione di una segnalazione interna, questa non avrebbe efficace seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni;
    - se la persona segnalante ha fondati motivi per ritenere che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.
    Tale canale è accessibile attraverso il portale dei servizi Anac al seguente url: https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni/#/.  La stessa ANAC pubblica linee guida specifiche su come utilizzare questo strumento.
  • la Divulgazione pubblica, qualora: 
    - l’autore della segnalazione ha già utilizzato il canale interno o esterno, ma non ha ricevuto riscontro entro i termini previsti;
    - la persona segnalante ha fondati motivi per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico;
    - la persona segnalante ha fondati motivi per ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o che non possa essere seguita efficacemente a causa delle circostanze specifiche del caso concreto.

I presunti illeciti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o a violazioni del Modello Organizzativo e di Gestione (ove non rientranti in violazioni di disposizioni nazionali ed europee) possono essere trasmessi esclusivamente attraverso il Canale Interno, vale a dire tramite il portale “Speak Up”).